LIMPE - O SEU PAPEL

Como garantir a eficiência da administração pública se você ainda depende do papel?

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LIMPE é o acrônimo formado pelas iniciais dos princípios que regem a administração pública, legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência. A preservação desses princípios é obrigação fundamental do administrador público. Mas como garantir a eficiência da sua gestão, se os seus processos administrativos e obrigações de guarda, ainda, dependem de documentos e trâmites que só podem ser feitos com o papel?

A resposta para essa pergunta está nas linhas que seguem. Separe alguns minutos para entender um pouco mais sobre esse problema e quais os passos a trilhar a caminho da sua solução.

Durante séculos o papel foi a única forma juridicamente válida para registro e troca de informações. Era somente através do papel que uma pessoa podia certificar a sua pessoalidade, ou uma empresa podia emitir uma duplicata. Porém, frente as possibilidades do ambiente virtual, onde o trânsito e guarda de informações é feito com muito mais segurança, versatilidade e eficiência com uma fração do tempo e recursos gastos para realizar as mesmas tarefas com o papel, a sua ineficiência se tornou gritante.

O papel se tornou obsoleto, quando o primeiro email foi enviado. Enquanto uma carta podia levar meses para transportar uma mensagem de um lugar a outro, o email passou a fazer isso de forma instantânea e infinitamente mais barata. Hoje, ninguém mais manda uma cartas em papel, quando precisa se comunicar com alguém.

Da mesma forma, outras atividades e inter-relações humanas, também, migraram para o ambiente virtual, não só porque é mais prático mais seguro e mais barato, mas porque em muitos casos, se tornou o padrão.

E aqui, você pode se perguntar:

"Mas, como ficam as minhas obrigações de envio e guarda de documentos?"

"E se eu precisar utilizar algum documento como prova?"

Hoje, o formato de envio de arquivos para os tribunais de contas é digital. O formato digital é, também, a forma mais comum de acesso às diversas instâncias da justiça, onde quase não se tramitam mais processos em papel.

Em 2018, mitigando o princípio da cartularidade, a Lei de Duplicata Eletrônica, normatizou a possibilidade de apresentar, aceitar, endossar e avalizar o título cambial, sem a necessidade de papel e sem perder a conformidade fiscal.

"Lei 13.775/18 Art. 3º

A emissão de duplicata sob a forma escritural far-se-á mediante lançamento em sistema eletrônico de escrituração gerido por quaisquer das entidades que exerçam a atividade de escrituração de duplicatas escriturais."

Já a Lei de Liberdade Econômica, que é de 2019, deu a todo brasileiro o direito de converter qualquer documento impresso em digital, com a mesma validade jurídica do original, desde que seguindo os parâmetros estabelecidos pelo Decreto Lei 10.278/20.

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"Lei de Liberdade Econômica, Art. 3º

São direitos de toda pessoa, natural ou jurídica, essenciais para o desenvolvimento e o crescimento econômicos do País, observado o disposto no parágrafo único do art. 170 da Constituição Federal:

...X: arquivar qualquer documento por meio de microfilme ou por meio digital, conforme técnica e requisitos estabelecidos em regulamento, hipótese em que se equiparará a documento físico para todos os efeitos legais e para a comprovação de qualquer ato de direito público"

"Decreto Lei 10.278/20

Art. 9º Após o processo de digitalização realizado conforme este Decreto, o documento físico poderá ser descartado, ressalvado aquele que apresente conteúdo de valor histórico."

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Por fim, a Lei 14.063/20, que regulamenta a assinatura eletrônica de documentos públicos, estipulou 3 tipos de assinatura digital com diferentes graus de confiabilidade: "Simples", "Avançada" e" Qualificada", legalizando diferentes formas de reconhecimento de pessoalidade no ambiente virtual, sem a necessidade de papel e que podem ser feitas de qualquer dispositivo com acesso à internet.

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Lei 14.063/20:

Art. 4º Para efeitos desta Lei, as assinaturas eletrônicas são classificadas em:

I - assinatura eletrônica simples:

a) a que permite identificar o seu signatário;

b) a que anexa ou associa dados a outros dados em formato eletrônico do signatário;

II - assinatura eletrônica avançada: a que utiliza certificados não emitidos pela ICP-Brasil ou outro meio de comprovação da autoria e da integridade de documentos em forma eletrônica, desde que admitido pelas partes como válido ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento, com as seguintes características:

a) está associada ao signatário de maneira unívoca;

b) utiliza dados para a criação de assinatura eletrônica cujo signatário pode, com elevado nível de confiança, operar sob o seu controle exclusivo;

c) está relacionada aos dados a ela associados de tal modo que qualquer modificação posterior é detectável;

III - assinatura eletrônica qualificada: a que utiliza certificado digital, nos termos do § 1º do art. 10da Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001.

As assinaturas avançada e qualificada são certificações digitais de pessoalidade com um nível de confiabilidade semelhante ao do reconhecimento de firma em cartório. Ou seja, hoje o documento digital tem plena validade jurídica e isso decretou a decadência do papel.

Mas, voltando para a pergunta que originou este artigo:

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Como manter a eficiência da administração pública neste momento de convergência das relações humanas para o ambiente virtual, tendo processos e obrigações baseados em papel?

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A resposta é simples: Digitalize tudo! Pois, no atual paradigma legal, não há mais nenhum processo administrativo ou obrigação de guarda documental que ainda dependa do papel.

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